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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à prendre soin et à garder. Comment les ranger et traiter de façon rapide et efficace ? Comment les préserver pour les besoins ? Comment s’assurer que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 bonnes pratiques à adopter pour ne plus s’embêter mais les contrôler efficacement ! Vous avez décidé de mettre de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et aussi de la régularité. Et pour correctement commencer, prenez quelques minutes de vous y préparer.
Parce que c’est le document qui servira de référence au registre de l’état civil, l’acte de naissance est conçu en s’aidant de plusieurs personnes différentes qui répondent à deux papiers distincts. D’abord, le médecin ou la sage-femme présents à la naissance remplissent ce qu’on nomme le constat d’arrivée sur terre. Celui-ci contient le lieu, la date et l’heure de la naissance de votre enfant en plus de son sexe. Il contient aussi le prénom et l’appelation de famille de la mère, son lieu de naissance et son adresse. Finalement, le constat de naissance contient le nom et l’adresse de l’hôpital où l’enfant est né. Ce constat est imprimé en deux exemplaires, le premier est envoyé au directeur de l’état civil, le second est remis aux parents en même temps que le formulaire de déclaration de naissance.
Les services de Cloud comme Dropbox, Google Drive ou Box sont utiles, mais vous ne pensez pas à coup sûr à mettre tous vos papiers dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul exemplaire sur le bureau de la défunte machine. Avec un petit software comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à garder dans le cloud, un duplicata de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais fournissent des documents importants.
Sur la toile, vous pouvez très facilement trouver le délai de conservation qui se met à chacun de vos papiers : il est essentiel de se renseigner pour ne pas faire des rencontres de difficultés plus tard ! dès lors que vous êtes en pleine possession de chaque ces informations, vous pouvez commencer le rangement. dans un premier temps, comme la grande majorité des personnes, vous avez sans aucun doute des papiers en attente de classification. Pour éviter de les perdre ou d’omettre leur rangement, réservez-leur un environnement, en installant par exemple une corbeille sur votre bureau.
Sans un bon rangement, il n’est pas toujours facile de retrouver ses papiers administratifs. En effet, comment retrouver un acte de vente datant de 2001, s’il est entassé dans un carton avec d’autres paperasses ? Pour éviter de gacher du temps en fouillant dans plusieurs cartons pour trouver un document, voici quelques astuces de rangement.
La première chose que tu es en mesure de s’y prendre pour contrôler au mieux tes papiers, c’est réduire les entrées. Les papiers inutiles, c’est comme les mails, autant se désinscrire quand c’est possible ! En ce qui concerne les papiers bénéfiques voire indispensables, tu peux choisir leur version numérique. Quand tu reçois tes factures, tes relevés bancaires, tes lettres d’information, tes avis d’imposition etc directement au format numérique, c’est autant de paperasse en moins à parler. Je ne sais pas ce que tu en penses, mais quelques clics pour downloader le document dans le bon dossier, j’estime ça plus simple et rapide que d’organiser des courriers. Donc, conseil n°1 : fais du tri et passe au digital quand c’est possible. S’il y a des documents dont tu as besoin régulièrement, pense à en entretenir une version numérique que tu pourras retrouver rapidement.
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